Eine Entsendemeldung ist von der Dauer und der Art der Tätigkeit im Empfangsland abhängig. Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass sie immer notwendig ist, wenn eine grenzüberschreitende Dienstleistung erbracht wird. Bei anderen Fällen gelten die länderspezifischen Regelungen.

In der Regel muss für jeden Einsatzort eine EU-Meldung erbracht werden. In wenigen Ländern kann man aber bei gleichbleibendem Vertragspartner mehrere Einsatzorte angeben z.B. Österreich.

Die A1-Bescheinigung bestätigt, dass ein Mitarbeiter während eines Auslandseinsatzes weiterhin in Deutschland sozialversichert ist. Die Entsendemeldung informiert dagegen die Behörden im Zielland über den Arbeitseinsatz. In diesem Fall werden z.B. die Einhaltung der Arbeitszeiten, der Entlohnung und der Arbeitsbedingungen nachgewiesen.

In der Regel muss eine EU-Meldung spätestens einen Tag vor Arbeitsbeginn erfolgen. Ausnahme ist die Schweiz hier müssen es mindestens 8 Tage vor Arbeitsbeginn sein.

Eine Kontrolle kann auf unterschiedliche Arten stattfinden. Es kann sowohl eine Kontrolle an der Grenze als auch am ausländischen Einsatzort direkt erfolgen. Aber auch im Nachgang kann es zu Überprüfungen kommen bei denen weitere Dokumente eingefordert werden z. B. Lohnnachweise, Arbeitszeitrapport, übersetzter Vertrag etc.

Jegliche Änderungen müssen den Behörden unmittelbar mitgeteilt werden. Bei einer Stornierung der Reise, muss diese zwingend vor dem ursprünglichen Arbeitsbeginn den Behörden erfolgen.